Datenschutzerklärung der Plattform
Hier steht, welche Daten beim Betrieb dieser Software anfallen und wofür der Anbieter selbst verantwortlich ist. Für die Daten der Mieterinnen, Mieter und Eigentümer ist die jeweilige Hausverwaltung verantwortlich; der Anbieter verarbeitet sie in deren Auftrag. Deren eigene Datenschutzerklärung gilt zusätzlich und wird davon nicht ersetzt.
1. Verantwortlicher
Anbieter: Gärtner-Marketing
Rechtsform: Einzelunternehmen
Inhaber: Niclas Gärtner
Anschrift: Sommerweg 1
PLZ und Ort: 03149 Forst (Lausitz)
E-Mail: info@verviva.de
2. Zwei Rollen des Anbieters
a) Als Verantwortlicher verarbeitet der Anbieter die Daten, die für den Betrieb der Plattform selbst nötig sind: die Konten der Verwaltungsmitarbeiter (Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort ausschließlich als Hash), die Anmeldung, das Anmeldeprotokoll, das Sitzungscookie, das Fehlerprotokoll der Anwendung und die Verbindungsdaten beim Aufruf.
b) Als Auftragsverarbeiter verarbeitet der Anbieter alle Daten, die eine Hausverwaltung in der Software über Mieter, Eigentümer, Objekte, Verträge, Zahlungen und Vorgänge speichert. Verantwortlich ist dafür die Hausverwaltung; Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Fragen zu diesen Daten richten Sie bitte an Ihre Hausverwaltung; deren Datenschutzerklärung erreichen Sie über den Link auf deren Anmeldeseite.
3. Daten beim Aufruf und bei der Anmeldung
Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet der Webserver technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Adresse. Der Hoster speichert diese Angaben in Server-Logdateien; Speicherdauer: Die Server-Logdateien werden beim Hoster ALL-INKL nach 7 Tagen gelöscht; IP-Adressen werden dort gekürzt gespeichert (aus 11.22.33.44 wird 11.22.0.0)..
Bei jedem Anmeldeversuch werden Zeitpunkt, IP-Adresse, die eingegebene E-Mail-Adresse und das Ergebnis gespeichert, um Angriffe auf Konten zu erkennen und zu bremsen. Für diese Einträge gilt eine Löschfrist von 90 Tagen.
Technische Fehler der Anwendung werden mit Zeitpunkt, aufgerufener Adresse und gegebenenfalls der Kennung des angemeldeten Kontos protokolliert, nicht mit der IP-Adresse. Eine automatische Löschfrist für dieses Protokoll ist derzeit nicht eingerichtet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Konten der Verwaltungsmitarbeiter und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb) für Verbindungsdaten, Anmelde- und Fehlerprotokoll.
4. Cookies und Speicher im Browser
Die Plattform setzt genau ein Cookie: MPSESS, das Sitzungscookie der Anmeldung. Es ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), endet mit dem Schließen des Browsers, ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly) und wird bei verschlüsselter Verbindung nur verschlüsselt übertragen. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies.
Im Speicher des Browsers legt die Plattform nur Bedienzustände ab: ob die Einführungstour gesehen wurde, ob die Seitenleiste schmal ist, die Scrollposition und — nur bei genutztem KI-Assistenten — den Verlauf der laufenden Sitzung. Schriften, Skripte und Bilder werden ausschließlich vom eigenen Server geladen; Inhalte Dritter werden beim Aufruf nicht nachgeladen.
5. Dienstleister
Folgende Dienstleister setzt der Anbieter ein. Die meisten erhalten Daten nur unter der in der Spalte „Nur wenn" genannten Bedingung.
| Dienstleister | Zweck | Sitz | Daten | Nur wenn |
|---|---|---|---|---|
| ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich | Hosting der Anwendung und Datenbank, Mailversand | Deutschland (Rechenzentrum Deutschland) | alle im Portal verarbeiteten Daten | immer – der Dienst trägt den Betrieb |
| Enable Banking Oy | Abruf von Kontoumsätzen (Kontoinformationsdienst) | Finnland (EU) | Kontoumsätze, IBAN, Namen und Verwendungszwecke der abgerufenen Konten | nur bei vom Auftraggeber eingerichteter Bankanbindung |
| finAPI GmbH | Optionaler Kontoinformationsdienst über Access B2X und PSD2 KID | Deutschland (München) | Kontoumsätze, eigene und Gegen-IBAN, Namen und Verwendungszwecke der freigegebenen Konten | nur bei finAPI-Freischaltung dieser Verwaltung und durch den Auftraggeber bestätigter Bankanbindung |
| Amazon Web Services (Bedrock, EU-Region) | optionale Belegerkennung und Zusammenfassung des Systemchecks | EU-Region (Konzernmutter USA) | lokal aus dem Beleg gewonnener Text, vor der Übertragung pseudonymisiert; nicht die Belegdatei selbst | nur nach ausdrücklicher Freischaltung durch den Auftraggeber |
| Anbieter des KI-Assistenten (Voreinstellung: Anthropic PBC) | Bedienhilfe im Chat | USA, sofern kein anderer Anbieter eingestellt ist | die vom Bedienenden eingegebene Frage und die Namen der sichtbaren Menübereiche; keine Mieter-, Objekt- oder Buchungsdaten aus der Datenbank | nur bei aktiviertem KI-Assistenten |
| Push-Zustelldienste der Browserhersteller (Google, Mozilla, Apple) | Zustellung von Browser-Benachrichtigungen | international | ausschließlich die vom Browser selbst vergebene Zustelladresse – die Benachrichtigung wird ohne Inhalt gesendet | nur wenn eine Person Benachrichtigungen in ihrem Browser einschaltet |
| Vom Auftraggeber selbst benannte Dienste für SMS-Versand und Texterkennung | SMS-Zustellung, Texterkennung auf Belegen | abhängig von der Auswahl des Auftraggebers | Mobilnummer und Nachrichtentext bzw. der übergebene Beleg | nur wenn der Auftraggeber einen Endpunkt hinterlegt |
6. Speicherdauer im Übrigen
Konten der Verwaltungsmitarbeiter bestehen, solange die Hausverwaltung die Plattform nutzt und das Konto nicht entfernt. Links zum Zurücksetzen eines Passworts gelten zwei Stunden. Auf dem Server werden die 14 jüngsten Datensicherungen vorgehalten; ältere löscht der Sicherungslauf. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Kontakt: info@verviva.de. Betreffen Ihre Daten ein konkretes Mietverhältnis oder eine Eigentümergemeinschaft, richten Sie die Anfrage an die verwaltende Hausverwaltung — sie ist dafür verantwortlich.
8. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg. Zuständig ist die Behörde am Sitz des Verantwortlichen (03149 Forst (Lausitz)). Sie können sich auch an jede andere Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden.